Externalisation de secrétariat téléphonique : pourquoi Madagascar?
janvier 25, 2023

Externalisation de secrétariat téléphonique à Madagascar : pourquoi ce choix ?

L’externalisation de secrétariat téléphonique consiste à déléguer certaines tâches administratives comme le traitement des courriers, la gestion d’agenda ou encore la gestion de l’accueil téléphonique à un professionnel. De nos jours, la plupart des activités peuvent se faire à distance grâce au développement des technologies. Le secrétariat fait partie des premières activités qui ont fait l’objet d’une externalisation. En effet, les entreprises ont compris qu’il est plus avantageux à tous les niveaux de faire appel à un professionnel à distance.

Faire appel à un prestataire se trouvant dans un pays géographiquement éloigné, comme à Madagascar, permet de réaliser jusqu’à 50 % d’économies. De plus, cette stratégie permet de se concentrer sur son cœur de métier. En effet, les tâches de secrétariat sont chronophages et très répétitives. Elles n’ont pas d’impact direct sur le chiffre d’affaires d’une entreprise. Par conséquent, sa gestion peut éloigner le chef d’entreprise des activités à plus forte valeur ajoutée.

Mais pourquoi choisir une destination offshore à l’instar de Madagascar? Nous allons l’expliquer dans cet article. Cependant, avant cela, nous allons donner quelques informations sur le télésecrétariat externalisé.

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Externalisation de secrétariat téléphonique : de quoi s’agit-il ?

L’externalisation de secrétariat téléphonique est une alternative à l’embauche d’un personnel supplémentaire. En effet, une entreprise n’a plus besoin de passer par un long processus de recrutement. En faisant appel à un prestataire externe, les missions peuvent débuter après la signature d’un contrat de prestation. De plus, beaucoup d’entreprises n’ont ni le temps ni les compétences requises en interne pour s’occuper de la permanence téléphonique et d’autres activités de secrétariat.

Par conséquent, la solution est d’engager les services d’une société externe. Celle-ci va gérer des activités telles que : la gestion d’agenda professionnel, la gestion du standard téléphonique, la prise de rendez-vous et plusieurs tâches bureautiques. Le télésecrétariat externalisé s’adresse à tous les types d’entreprises (PME, TPE, auto-entrepreneur ou encore les multinationales). En effet, cela permet de bénéficier d’une gestion professionnelle et d’améliorer l’image de l’entreprise.

Qui a besoin d’un secrétariat téléphonique externalisé ?

Comme susmentionné, l’externalisation de secrétariat téléphonique est une stratégie que toutes les entreprises peuvent bénéficier peu importe leur taille, leur secteur d’activité et leurs produits/services. Aujourd’hui, il existe différents types de télésecrétariat. En effet, certains professionnels se sont spécialisés dans un domaine précis afin d’offrir des prestations personnalisées. C’est pourquoi, on entend parler de : télésecrétariat administratif, télésecrétariat médical, télésecrétariat juridique, télésecrétariat spécialisé dans l’immobilier, le bâtiment, etc.

Tout d’abord, le télésecrétariat administratif est utile pour n’importe quelle PME et les grandes entreprises. Par la suite, le télésecrétariat médical s’adresse à tous les professionnels de santé. Ce sont, soit des établissements de santé tels qu’un cabinet médical, une clinique, une maison de santé, soit des médecins généralistes ou spécialistes. Puis, le télésecrétariat juridique assiste les professionnels du droit dans leurs activités quotidiennes. Enfin, les entreprises travaillant dans le domaine du bâtiment ont également besoin d’un service de permanence téléphonique.

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Télésecrétariat à Madagascar : des tarifs avantageux

Comme nous l’avons évoqué plus haut, recourir à un prestataire offshore permet de diminuer considérablement le coût d’exploitation. Tout d’abord, le donneur d’ordre n’a plus besoin d’investir dans des matériels coûteux. Puis, il se libère des charges sociales et salariales très contraignantes. Le prix de la prestation est également très bas dans certains pays. Sur le marché de l’externalisation offshore, les entreprises françaises privilégient les destinations offshore comme Madagascar. En effet, les prestations sont moins onéreuses. Cela s’explique par le coût de la main d’œuvre.

Le salaire à Madagascar est largement inférieur à d’autres pays. Or, les professionnels garantissent un service de qualité. Il faut également savoir que Madagascar est un pays francophone. Les télésecrétaires malgaches maîtrisent la langue française à l’écrit comme à l’oral. Par ailleurs, les centres d’appels effectuent une sélection rigoureuse de ces secrétaires téléphoniques. En effet, ces dernières vont véhiculer l’image de l’entreprise. Par conséquent, elles doivent être à la fois compétentes et expérimentées.

Externalisation de secrétariat téléphonique : une équipe de professionnelle

Comme nous l’avons expliqué plus haut, l’externalisation de secrétariat téléphonique requiert une équipe qualifiée et expérimentée. C’est pour cette raison que les prestataires sont très minutieux dans la sélection des nouveaux candidats. Au sein d’un call center externalisé, le recrutement se passe par plusieurs étapes. L’objectif est de trouver le ou les meilleur(s) candidats qui pourra apporter une plus-value à l’entreprise donneuse d’ordre. Fort heureusement, les télésecrétaires à Madagascar sont connus mondialement pour leur sens de l’écoute et leur empathie.

En effet, ce sont deux qualités essentielles pour gérer un service de secrétariat à distance. Par ailleurs, il faut savoir que leurs profils doivent correspondre aux tâches et aux attentes de l’entreprise cliente. En guise d’exemple, si l’entreprise cliente travaille dans le domaine médical, la télésecrétaire ne doit pas simplement avoir des compétences linguistiques. Elle doit également connaître l’environnement médical. Ainsi, elle peut être rapidement opérationnelle.

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Une infrastructure technologique de qualité

Bien que Madagascar soit un pays en développement, il possède la meilleure qualité en termes de connexion internet. En effet, la vitesse de connexion est à très haut débit. Et pour cause, le pays utilise des câbles sous-marins à fibres optiques. Cette initiative vient des opérateurs en téléphonie mobile. Par ailleurs, depuis l’arrivée de la fibre optique, le secteur de l’externalisation s’est considérablement développé dans ce pays. On constate que le nombre de centres de contact client a augmenté depuis quelques années.

Des télésecrétaires indépendants ont également profité du développement technologique pour proposer leurs services. Cependant, beaucoup travaillent dans l’informel. De ce fait, il est plus judicieux d’externaliser vers une structure fiable. Il faut également noter que la qualité de l’internet est l’un des éléments essentiels pour réussir un projet d’externalisation de secrétariat téléphonique. En effet, le travail s’effectue à distance. Par conséquent, il est essentiel d’utiliser des outils de communication tels qu’un téléphone et un ordinateur connecté à internet pour faciliter les échanges à l’international.

En somme, Madagascar réunit tous les ingrédients nécessaires pour mettre en place efficacement un projet d’outsourcing. Par ailleurs, si vous êtes une entreprise et que vous souhaitez confier votre permanence téléphonique vers cette destination, vous pouvez collaborer avec un call center expérimenté et fiable comme notre centre téléphonique offshore, Opti-Serv.

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