L’externalisation de secrétariat téléphonique
juillet 25, 2022

Externalisation de secrétariat téléphonique : un grand avantage concurrentiel

Le service de secrétariat est important pour toutes les entreprises, peu importe leur taille. Bien qu’il n’ait pas un impact direct sur le chiffre d’affaires de l’entreprise, il contribue à sa croissance. Grâce à l’avancée technologique, ce service peut s’effectuer à distance. En effet, les entreprises n’ont plus besoin d’une secrétaire présente dans leurs locaux. Les activités peuvent se faire en utilisant un outil de communication incontournable : le téléphone.

C’est pour cette raison qu’on parle d’externalisation de secrétariat téléphonique. Les tâches sont similaires à celles d’un secrétariat classique. La seule différence réside dans le fait qu’elles se font à distance. Grâce à l’externalisation, l’entreprise peut développer son activité sans recourir à un recrutement ni effectuer un investissement colossal.

Comment un secrétariat externalisé peut-il être utile aux entreprises ? Qui peuvent en disposer ? Quel prestataire choisir ? Autant de questions qui méritent des réponses claires.

L’importance de l’externalisation de secrétariat téléphonique

Beaucoup d’entreprises n’ont ni le temps ni les compétences requises pour s’occuper des tâches de secrétariat. Dans ce cas, l’externalisation de secrétariat téléphonique est judicieuse pour se libérer des tâches contraignantes et répétitives. Généralement, les personnes qui s’occupent de ces tâches sont des télésecrétaires expérimentées. Elles accomplissent diverses prestations comme :

  • La permanence téléphonique.
  • La gestion des agendas professionnels.
  • L’organisation des évènements.
  • Les tâches administratives : saisie de données, gestion des emails, gestion des devis et facture, etc.
  • La prise de rendez-vous.
  • La gestion du service après-vente.

 

Un secrétariat externalisé apporte de nombreux avantages à une entreprise. Tout d’abord, la mise en place de cette solution se fait de manière simple et rapide. Il suffit de transférer ces activités à un professionnel dans le domaine du télésecrétariat. Ensuite, l’externalisation améliore également l’image de l’entreprise. En effet, c’est le premier contact avec les clients/prospects. Une gestion professionnelle de l’accueil téléphonique permet d’accroître la notoriété de l’entreprise. C’est également un moyen de se démarquer de la concurrence. Enfin, les appels bien traités contribuent à l’amélioration de la relation client.

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Qui a besoin d’un service externalisé ?

L’externalisation de secrétariat téléphonique est une stratégie dont peuvent bénéficier toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, leur secteur d’activité et leurs produits/services. Aujourd’hui, il existe différents types de télésecrétariat. En effet, certains professionnels se sont spécialisés dans un domaine précis afin d’offrir des prestations personnalisées. C’est pourquoi, on entend parler de : télésecrétariat administratif, télésecrétariat médical, télésecrétariat juridique, télésecrétariat spécialisé dans l’immobilier, le bâtiment, etc.

Tout d’abord, le télésecrétariat administratif est utile pour n’importe quelle PME et les grandes entreprises. Ensuite, le télésecrétariat médical s’adresse à tous les professionnels de santé. Ce sont, soit des établissements de santé tels qu’un cabinet médical, une clinique, une maison de santé, soit des médecins généralistes ou spécialistes. Puis, le télésecrétariat juridique assiste les professionnels du droit dans leurs activités quotidiennes. Enfin, les entreprises travaillant dans le domaine du bâtiment ont également besoin d’un service de permanence téléphonique.

Externalisation de secrétariat téléphonique : quel prestataire choisir ?

L’externalisation de secrétariat téléphonique peut se faire de deux façons. Premièrement, il est possible de faire appel à un expert dans le domaine du télésecrétariat et de la permanence téléphonique comme un centre d’appels. Ensuite, la seconde option est de recourir aux services d’un freelance. Cependant, pour un résultat satisfaisant et optimal, la meilleure solution est d’externaliser auprès d’un call center performant. Là encore, l’entreprise a différents choix. Elle peut collaborer avec un centre d’appels situé dans sa région ou alors opter pour une externalisation offshore.

Aujourd’hui, cette seconde alternative se fait fréquemment. Contrairement aux idées reçues, une entreprise ne fait pas appel à un centre d’appels offshore uniquement pour réduire les coûts de production. Elle veut également améliorer son image. Pour ce faire, elle cherche cette qualité au-delà de ses frontières. En effet, les prestataires offshores proposent des prestations de qualité similaires, voire meilleures que celles proposées par les sous-traitants locaux. Pour attirer plus de clients, ils doivent offrir un service de qualité conforme aux besoins de sa clientèle.

On constate que les entreprises européennes privilégient l’externalisation à Madagascar, car il y existe de nombreux centres d’appels qui proposent un service de secrétariat téléphonique comme Opti-Serv. Avant de collaborer avec notre centre de contact client à Madagascar, vous pouvez nous demander dans un premier temps un devis. Puis, nous pouvons effectuer un essai pour que vous puissiez vérifier par vous-même notre performance.

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