Facture impayée : comment faire une relance ?

Le retard de paiement est un phénomène très connu des entreprises, particulièrement les TPE et les PME. Cela a un impact sur la trésorerie de l’entreprise, mais également sur la relation client. Si vous avez vécu cette situation, sachez qu’il est tout à fait légitime de votre part de demander le paiement lorsque vous avez effectué une prestation ou que vous avez vendu un produit/bien à votre client. Pour ce faire, vous devez effectuer un premier contact pour comprendre le motif du retard et l’inciter à honorer ses obligations.

Pourtant, faire une relance de facture impayée peut vous paraître délicat. Et pour cause, vous pouvez détériorer la relation avec vos clients en effectuant une approche agressive. Or, ce n’est pas ce que vous recherchez. Vous souhaitez lancer un recouvrement à l’amiable pour encaisser votre argent tout en conservant vos clients. Mais comment s’y prendre ?

Il existe plusieurs façons d’instaurer un dialogue pacifique avec vos débiteurs. C’est ce que nous allons vous expliquer dans cet article.

Relance de facture impayée : la procédure à suivre

Une facture impayée signifie que votre client n’a pas respecté la date de paiement de votre facture. Par ailleurs, ce retard ou cette omission peut réduire le fonds de roulement de votre société. Pour éviter cela, il faut effectuer une relance de facture impayée. Aujourd’hui, vous n’avez plus besoin de faire un déplacement. Vous pouvez procéder par une relance par mail et par téléphone. Tout d’abord, il faut commencer par envoyer un courrier électronique. Cet email va expliquer au client que la date d’échéance est dépassée. De ce fait, il doit s’acquitter du paiement.

Si vous n’avez pas reçu de réponse de la part du débiteur au bout du second mail de relance, vous pouvez effectuer un appel téléphonique. Ainsi, vous pouvez élucider les raisons du non-paiement ou du retard. C’est également l’occasion de mettre en place un accord et de proposer un dernier délai de règlement. Comme nous l’avons expliqué plus haut, il s’agit de procéder à un recouvrement à l’amiable pour maintenir une bonne relation commerciale avec le client. Cependant, pour arriver à un accord, il faut éviter les comportements menaçants et insultants. Si vous craignez un débordement, vous pouvez recourir à un service de permanence téléphonique externalisée.

Relance téléphonique : le canal à privilégier

Comme susmentionné, vous pouvez effectuer une relation téléphonique lorsque vous n’avez pas reçu de réponses favorables de la part de vos débiteurs après quelques jours ou une semaine d’attente. Le téléphone vous permet d’échanger de vive voix avec vos clients. Par conséquent, vous pouvez juger la sincérité de votre interlocuteur. Puis, contrairement aux mails, un appel téléphonique vous fait gagner beaucoup de temps. Cela vous évite également de recourir à des démarches judiciaires qui peuvent vous coûter plus cher. Il est à noter que l’appel téléphonique doit être utilisé pour effectuer des rappels et non des menaces.

Par ailleurs, la relance de facture impayée par téléphone vous permet de trouver un moyen rapide de débloquer la situation. En effet, le client va vous expliquer les raisons qui l’empêchent de régler votre facture. De votre côté, vous allez adapter une stratégie de recouvrement selon la situation. Outre le gain de temps, vous préservez également la relation avec votre client. En effet, la fidélisation client est un élément important pour la pérennité de votre activité. Enfin, l’émission d’appels nécessite une bonne préparation en amont pour ne pas perdre la confiance de vos clients.

Quelques conseils pour réussir votre relance téléphonique

Une relance de facture impayée par téléphone est efficace et pertinente à condition de bien s’y préparer. La première étape consiste à avoir tous les éléments nécessaires pour l’appel téléphonique. En guise d’exemple, vous allez préparer :

• Les informations sur la personne à contacter (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, email).
• Le numéro, le montant et la date d’échéance de la facture.
• L’historique du dossier (engagements, les problèmes, le paiement partiel effectué, le comportement du débiteur, etc.)

Par la suite, l’étape suivante est d’entrer en contact avec le client. Dans ce cas, vous allez :

• Énoncer les raisons de votre appel.
• Identifier le motif du non-paiement.
• Reformuler les questions, négocier, proposer des alternatives au client et conclure l’appel.

Bien évidemment, vous allez être amené à traiter des objections. D’où l’utilité d’avoir l’historique de la relation commerciale entre votre société et vos débiteurs. Lorsque cette situation se présente, vous devez apporter une réponse claire pour arriver à un compromis. Gardez en tête votre objectif, celui d’obtenir une promesse de paiement de la part du débiteur.

Bien que la relance par téléphone soit efficace, elle nécessite une écoute active, beaucoup de compréhension et de calme. Cela semble facile à dire qu’à réaliser. C’est pourquoi, l’externalisation de la gestion de vos appels sortants est la solution adaptée à votre stratégie de négociation.

Pourquoi externaliser la relance de facture impayée ?

La gestion de relation client (CRM) est un élément essentiel à votre société. Pourtant, elle peut être mise à l’épreuve lorsque vous êtes confronté à des impayés. Pour vous aider dans cette situation, vous pouvez faire appel à un professionnel dans le domaine de la relation client. Un centre de contact client va vous aider à relancer vos factures impayées sur le canal de communication de votre choix. Étant un expert, il utilise des logiciels qui centralisent toutes les informations concernant le client et sa situation. De ce fait, il est facile pour les secrétaires à distance de parer les éventuelles objections.

Concernant les télésecrétaires, elles sont formées pour traiter les appels sortants comme les relances commerciales. Leur objectif est de conserver une bonne relation client et d’obtenir le paiement de vos factures échues. Par ailleurs, l’externalisation est également un moyen pour pallier le manque de ressources en interne. En effet, la relance téléphonique nécessite l’intervention de plusieurs personnes. Pour finir, en confiant cette tâche à un prestataire externe, vous pouvez vous concentrer sur votre activité. En tant que permanence téléphonique, votre service de relance peut travailler sur des horaires plus flexibles.

En somme, si vous souhaitez réaliser des économies et éviter les litiges avec vos clients, il est préférable d’entamer une relance téléphonique de vos factures impayées. Pour cela, faites appel aux services de notre call center offshore à Madagascar.