L’importance du back-office pour une entreprise

On n’en parle pas beaucoup, mais le back office d’un centre d’appels est un domaine indispensable aux principales activités du ce dernier. Principalement, un centre d’appels ou centre de contact client s’occupe de deux services bien distincts : le front-office et le back-office. En effet, lorsqu’on parle de call center, on se réfère directement au traitement des appels tel que la permanence téléphonique, la téléprospection ou encore la télévente. Cependant, ce secteur a évolué. Depuis plusieurs années, le call center propose également la gestion des activités en back office. Ce service répond aux besoins actuels des entreprises.

En effet, les sociétés n’ont ni le temps ni le budget nécessaire pour mettre en place en interne un service dédié aux activités du back office. C’est pourquoi, elles se tournent vers des professionnels compétents dont le métier principal est la gestion de service externalisé. Confier les activités auprès d’un call center permet de faire d’une pierre deux coups, car cette solution permet de recourir à des agents en front office et en back office.

C’est le cas lorsque vous faites appel à un call center à Madagascar comme Opti-Serv. Grâce à ce service complet, vous avez à votre disposition un seul prestataire. Ce qui facilite le suivi des activités.

Les avantages d’externaliser les activités du back office

La saisie manuelle de données, la recherche d’informations en ligne, la transcription des enregistrements audio ou vidéo sont des tâches chronophages et répétitives. Par ailleurs, en faisant appel à un centre d’appel offshore à Madagascar, votre entreprise gagne du temps précieux. Ainsi, vous pouvez vous concentrer davantage sur votre cœur de métier. Par la suite, l’externalisation de services à Madagascar est également une stratégie qui permet de réaliser des économies.

En effet, vous évitez d’investir dans les ressources humaines et matérielles, car le centre d’appel dispose des équipements nécessaires et d’une équipe qualifiée. Enfin, une gestion externalisée du back office permet également de jouir des compétences que vous ne disposez pas en interne. En effet, les agents travaillant dans ce secteur sont des professionnels dans leur domaine. Ils vous assistent dans votre quotidien et participent au bon déroulement des activités de front-office.

Back office d’un centre d’appels : les principales activités concernées

Le back-office d’un centre d’appels englobe un ensemble d’activités administratives et de soutien qui sont essentielles pour assurer le bon fonctionnement de l’ensemble du centre de contact. Ces activités sont généralement axées sur la gestion des processus, des données et des ressources nécessaires pour soutenir les opérations en première ligne. Voici quelques-unes des activités clés du back-office d’un centre d’appels :

• Gestion des données et des informations : collecte, traitement et stockage des données clients, analyse des données pour générer des rapports et des analyses utiles.
• Gestion des ressources humaines : maintenance et gestion des systèmes téléphoniques et des logiciels utilisés ; surveillance des performances des équipements et résolution des problèmes techniques.
• Gestion des processus : mise en œuvre et amélioration continue des processus opérationnels ; assurance du respect des normes de qualité et de conformité.
• Gestion financière : suivi des coûts opérationnels et budgétisation ; Gestion des facturations et des paiements liés aux services du centre d’appels.

La gestion de votre back office par nos experts

Pour optimiser votre back office, vous pouvez recourir aux services d’Opti-Serv Madagascar. Notre call center se trouve à Antananarivo, dans un quartier d’affaires réputé. Nos domaines d’expertise sont la gestion de la relation client et l’externalisation des processus métiers à Madagascar. Étant présent sur l’île depuis dix ans, nous connaissons l’évolution et l’exigence du marché de l’outsourcing à Madagascar. C’est pourquoi, nous sommes entourés d’une équipe de professionnels de qualité.

En effet, tous nos agents sont des personnes compétentes dans leur domaine. Par ailleurs, si vous nous soumettez un nouveau projet, nous pouvons également chercher les meilleurs profils adaptés à vos besoins. Notre objectif est de vous accompagner dans votre quotidien et d’apporter une valeur ajoutée à votre entreprise. Notre service de back office s’occupe de différentes activités telles que :

• le service commercial : rédaction de devis et de facture, le traitement des commandes
• le service digital BPO : mise à jour de fiches produits, rédaction de contenus, animation de réseaux sociaux, etc.
• les ressources humaines
• le traitement de données : transcription, saisie de données, routage des emails externalisé
• les travaux graphiques et de design

En somme, Opti-Serv vous propose une solution adaptée à vos besoins tout en garantissant une qualité de service optimale. Nous traiterons vos demandes selon vos consignes et respecterons les délais imposés. De ce fait, si vous avez des questions ou des demandes, n’hésitez pas à nous contacter.