Focus sur le routage des emails externalisés et ses avantages
juin 1, 2022

Routage des emails externalisés : est-ce une meilleure option ?

Au cours de la dernière décennie, il y a eu une évolution monumentale vers le logiciel en tant que service. Par conséquent, l’idée que les entreprises gèrent leur propre serveur de messagerie semble un peu démodée. Malgré cela, le routage des emails externalisés est devenue une pratique très courante pour mieux servir leurs clients. De nos jours, la plupart déploient des efforts considérables pour offrir un excellent service client.

Les entreprises veillent à ce que les requêtes des clients soient résolues dans les délais. De nombreux clients préfèrent l’assistance par e-mail comme mode de communication. Cependant, beaucoup d’entreprises fournissent une réponse tardive à ces emails. Cette mauvaise habitude crée un impact négatif sur l’esprit du client et l’image de la marque de l’entreprise. En revanche, le niveau de service client fourni doit ravir les demandes des clients.

Cet article est le premier d’une série qui parle du routage des emails externalisés. Explorons ensuite le moment opportun de l’utiliser et les avantages qu’il apporte.

Qu’est-ce que le routage des emails externalisés ?

Aujourd’hui, le routage des emails externalisés fait référence à l’un des canaux de communication client importants que la plupart des entreprises utilisent. En règle générale, les clients contactent en utilisant l’adresse e-mail mentionnée sur le site Web ou sur n’importe quel canal de médias sociaux. Ou bien ils peuvent simplement répondre directement à l’email qu’ils ont reçu de la marque elle-même.

Une entreprise externalise ses services d’assistance par e-mail à un fournisseur de services tiers spécialisé dans ce domaine, comme Opti-serv. Ce dernier répondra aux emails des clients en dehors des heures d’ouverture et des heures de pointe. En fait, ce système est un moyen pratique pour communiquer sans attendre un an pour recevoir leurs réponses. L’agence de sous-traitance répond immédiatement, quels que soient l’heure et le volume.

Quand externaliser les services d’assistance par e-mail ?

L’externalisation des services d’assistance par e-mail dépend de l’état de préparation de l’entreprise. En effet, de nombreux facteurs interviennent dans le processus d’externalisation de services. Recevez-vous des e-mails en masse de vos clients ? Avez-vous un site internet ? Vous vous efforcez de répondre aux e-mails de vos clients ? Les requêtes par e-mail de vos clients nécessitent une réponse rapide et précise.

Les emails sont considérés comme un canal de communication de confiance permettant d’entrer facilement en contact avec vos clients. Vous pouvez envisager l’externalisation offshore à Madagascar si vous avez une entreprise en démarrage et recevez des e-mails de clients en masse. Avec leurs agents expérimentés, la satisfaction client et la fidélisation client s’accroitront au niveau supérieur.

Routage des emails externalisé : les avantages

Il existe plusieurs autres raisons que vous devriez connaître pour externaliser les services d’assistance par e-mail. Vous trouverez ci-dessous quelques avantages dont votre entreprise peut bénéficier si vous choisissez le bon partenaire d’externalisation :

  • Accessibilité facile ;
  • Rentabilité ;
  • Réponse rapide sans génération automatique ;
  • Des sondages auprès des clients peuvent être menés ;
  • Maintenir le support omni-canal ;
  • Explication détaillée des problèmes ;
  • Conversion facile des prospects ;
  • Booster vos ventes.

Routage des emails externalisé : accès facile et rentable

Les e-mails sont facilement accessibles à partir de nombreux gadgets tels que les ordinateurs portables, les tablettes, les smartphones, etc. En effet, les clients peuvent avoir accès à la messagerie électronique lorsqu’ils sont en déplacement. Les clients peuvent vous contacter à tout moment par e-mail s’ils rencontrent des problèmes concernant votre produit.  L’accès est très pratique grâce aux e-mails configurés sur les outils mentionnés ci-dessus, en particulier sur les smartphones.

Le routage des emails externalisés vous aidera à offrir des réponses rapides, augmentant ainsi la satisfaction des clients. Par rapport à l’externalisation d’autres fonctions commerciales, les services d’assistance par e-mail sont rentables. Effectivement, ils peuvent être intégrés aux services de chat en direct ou de chat vocal que vous proposez déjà. De plus, cela ne coûte pas cher et montre des résultats tangibles qui augmentent votre retour sur investissement à long terme.

Serveurs gestion d'emails - routage des emails externalisés

Réponse rapide et amélioration de la satisfaction client

Une réponse rapide est un point que les clients attendent, quel que soit le canal de communication que votre entreprise utilise. L’assistance par e-mail est très difficile à automatiser. En effet, une réponse automatisée engendre la perte de clients. Voilà pourquoi l’externalisation de service à Madagascar peut fournir à vos clients des réponses plus rapides et précises. Le routage email est une option qui améliore la satisfaction des clients en donnant des réponses personnalisées.

Les entreprises mènent généralement des enquêtes de satisfaction pour vérifier leurs scores CSAT (Customer SATisfaction) et NPS (Net Promoter Score). Dans ce cas, la mise en place d’une cartographie du comportement des clients offre une expérience client agréable. À savoir qu’un service externalisé à Madagascar a l’expérience sur les sondages des avis clients. De plus, ce centre offshore se concentre sur la résolution de leurs problèmes à temps. 

Support omni-canal maintenu et problèmes expliqués en détails avec le routage des emails externalisé

Si votre entreprise a une place forte dans les services d’assistance par e-mail, elle peut faire passer votre stratégie d’assistance client au niveau supérieur. De surcroît, l’entreprise doit être disponible sur différents canaux de communication. Non seulement, avoir un système de support omni-canal intégré améliore la valeur de votre marque mais améliore également l’expérience client.

Certaines personnes sont à l’aise pour discuter de manière approfondie de leurs problèmes en envoyant un e-mail. Ils préfèrent le courrier électronique, car ils n’ont pas le temps de décrire leurs préoccupations dans d’autres canaux de communication. D’autre part, les agents peuvent également fournir des solutions détaillées aux clients par e-mail. Par conséquent, l’externalisation des services d’assistance par e-mail est une aubaine pour améliorer la satisfaction client.

Routage des emails externalisé : conversion facile des prospects et booste de vente

De nos jours, les clients sont intéressés par des produits qui valent leur investissement. Ils posent de nombreuses questions pendant qu’ils vérifient le produit sur le site Web. Dans ce scénario, soit ils utilisent le chat en direct, soit ils envoient un email. Grâce au routage des emails externalisés, vos clients obtiennent une réponse instantanée. De plus, les agents fourniront une description détaillée. Ils joignent également des images à l’email qui aideront vos clients à prendre une décision d’achat.

En externalisant le service mailing, les agents du service client à Madagascar peuvent tirer parti des e-mails pour stimuler les ventes. Cela signifie qu’ils peuvent recommander d’autres produits avec une meilleure utilisation et des avantages. Ils peuvent également montrer des produits alternatifs dans la même gamme de prix. Ils peuvent également proposer tout type d’offres spéciales ou de remises. À savoir que ce geste entraîne l’achat d’autres produits que le client était disposé à acheter au départ.

De nombreuses entreprises optent pour le routage des emails externalisés à Madagascar. Il faut souligner que c’est un meilleur moyen de créer une expérience client agréable et de fidéliser la clientèle. Avec Opti-serv, vous pouvez désormais gérer intelligemment tous les e-mails en masse. Grâce à votre partenaire d’externalisation, vous pouvez créer une stratégie pour accroître la satisfaction client mieux que jamais.

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