Saisie de documents : les éléments essentiels à savoir
mai 13, 2022

Externalisation de services à Madagascar : la saisie de documents

La saisie de documents est une activité indissociable de la vie d’une entreprise. En effet, pour éviter toute perte d’informations, les documents sont aujourd’hui transformés en format numérique. Les entreprises les conservent sur un support électronique, le plus souvent un ordinateur. Grâce à cela, les informations restent lisibles et accessibles à tous ceux qui souhaitent l’utiliser dans la société. Par ailleurs, cette activité peut prendre du temps et nécessite un certain coût.

De plus, les employés ne disposent pas toujours des compétences requises ni du temps pour se consacrer à cette activité. C’est pourquoi, les sociétés optent pour une externalisation offshore à Madagascar. Cette solution garantit le bon déroulement des activités tout en réalisant des économies. Aujourd’hui, avec ses infrastructures technologiques modernes et sa connexion internet à très haut débit, Madagascar figure parmi les pays d’externalisation les plus convoités des entreprises françaises.

Quel que soit le secteur d’activité : administratif, juridique, commercial ou financier, il ne faut pas négliger la saisie de documents. Par ailleurs, un centre offshore à Madagascar peut gérer cette fonction.

En quoi consiste la saisie de documents ?

La saisie de documents ou saisie de données consiste à intégrer manuellement des informations et des données dans un appareil électronique, notamment un ordinateur. Actuellement, il existe des logiciels spécifiques pouvant être utilisés pour réaliser cette activité de manière rapide et efficace. Par ailleurs, l’objectif est d’avoir une base de données exploitable et qui peut être utilisée ultérieurement par de tierces personnes.

La saisie de données est une activité qui requiert beaucoup de temps. Il s’agit de stocker des informations. Par conséquent, c’est un métier qui nécessite de la dextérité, de la concentration et de la rigueur. Par ailleurs, au sein d’une entreprise, il est important de « mettre au propre » de nombreux documents. C’est pourquoi, les sociétés décident d’opter pour une externalisation de services. Ainsi, un prestataire externe effectue cette mission à leur place.

Quelles sont les différentes formes de saisie de données ?

L' »opérateur de saisie » est la personne qui effectue la saisie de documents. Ce dernier a pour mission de réactualiser des informations sur la base de données d’une société. Pour cela, il ne suffit pas simplement de taper sur une machine. En effet, il doit vérifier le contenu du document, enregistrer les informations sur un ordinateur, classer les documents. Par conséquent, la saisie de documents est une tâche fastidieuse.

Lorsqu’il faut traiter et saisir un grand volume de documents, il est judicieux d’externaliser cette activité. Par ailleurs, il existe plusieurs types de saisie informatique. Les plus connus sont :

  • La saisie de données proprement dite : fiche d’enquête, formulaire, questionnaires de fidélité, coupons, annuaires, etc.
  • Les fiches produits : fiche produit pour les sites e-commerce, catalogue fournisseur
  • La saisie de documents comptables : factures d’achat, factures de vente, les relevés bancaires, les avis d’impôts et de taxe, etc.
  • Les notes de frais : frais d’hébergement, frais de communication, frais de déplacement, frais de repas, etc.

Pourquoi externaliser la saisie de documents ?

En premier lieu, l’externalisation de la saisie de documents permet aux salariés de l’entreprise de se détacher d’une tâche chronophage. Ainsi, ils ont assez d’énergie pour se consacrer à leur fonction principale. Outre le gain de temps, c’est une solution pour s’appuyer sur les compétences d’un prestataire. En effet, celui-ci utilise généralement des logiciels spécifiques et des outils informatiques pour effectuer la saisie de données.

Ces outils peuvent être des logiciels CRM (Customer Relationship Management) de gestion de la relation client, ou des outils de back-office. Par ailleurs, cette activité peut engendrer plusieurs dépenses telles que l’achat de matériel, mobilier, logiciels, etc. De ce fait, pour économiser de l’argent, il est judicieux de faire appel à un prestataire externe. Enfin, les informations sont conservées sur un même support. En conséquence, la saisie de documents diminue le risque d’une perte de données.

Pour terminer, la saisie de documents fait partie des activités de BPO (Business Process Outsourcing). C’est pourquoi, il est possible d’externaliser cette tâche auprès d’un call center à Madagascar. De ce fait, si vous cherchez un prestataire qui peut gérer un volume élevé de documents à saisir, vous pouvez faire confiance à notre centre d’appels, Opti-Serv Madagascar.

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